Nettoyer une liste d'emails

Une liste d'emails s'abîme toute seule. Les gens changent d'emploi, ferment une boîte, laissent expirer un nom de domaine. Rien ne vous prévient : vous le découvrez le jour de l'envoi, dans le taux de rebond.

Avant une campagne, surtout si la liste n'a pas servi depuis plusieurs mois, un nettoyage vous évite de payer pour des contacts qui ne liront rien et protège la réputation de votre domaine. Voici une méthode en six étapes, qui marche quel que soit votre outil d'envoi.

1. 1

   Rassembler une seule liste

   Exportez vos contacts depuis l'outil où ils vivent : CRM, outil d'emailing, boutique en ligne. Si les contacts sont répartis entre plusieurs outils, regroupez-les dans un seul fichier.

   Pour la vérification, seule la colonne des emails compte. Gardez l'export complet de côté pour réimporter ensuite les résultats à côté de vos autres colonnes.

   PricklyMails accepte un fichier .csv ou .txt avec une adresse par ligne, ou des adresses séparées par des virgules. Vous pouvez aussi coller la liste directement dans le tableau de bord.

2. 2

   Retirer ce que vous savez déjà

   Certaines adresses n'ont pas besoin d'être vérifiées pour être écartées.

   • Les désinscrits et les plaintes. Une personne qui s'est désinscrite ne doit plus recevoir vos campagnes, même si son adresse fonctionne.
   • Les hard bounces déjà connus. Votre outil d'envoi les garde dans son historique ou dans une liste de suppression : ne les réimportez pas.
   • Les adresses de test évidentes, du type test@test.com ou aaa@aaa.fr.

   Les doublons d'une même requête sont retirés et ne sont pas facturés ; si vous envoyez une longue liste en plusieurs tranches, dédoublonnez-la d'abord.

3. 3

   Vérifier chaque adresse

   Déposez le fichier dans le tableau de bord, ou envoyez la liste par l'API si le nettoyage fait partie d'un processus automatisé. Un lot compte au moins 20 adresses, et sa taille maximale dépend de votre offre : jusqu'à 100 adresses en Free, 1 000 en Starter, 10 000 en Pro, 100 000 en Business et 1 000 000 en Enterprise. La liste est traitée en arrière-plan : suivez sa progression dans le tableau de bord, ou interrogez le lot par l'API. Une fois le lot terminé, la page Notifications du tableau de bord vous indique combien d'adresses envoyer, revoir et retirer. Ici, liste.json contient { "name": "Relance clients", "emails": [...] }, les adresses de votre liste.

   Requête

   curl -X POST https://api.pricklymails.com/api/batches \
     -H "Authorization: Bearer pm_live_votre_cle" \
     -H "Content-Type: application/json" \
     -d @liste.json
   

   Vous choisissez les contrôles à lancer, et vous payez chaque contrôle lancé sur chaque adresse, pas un prix fixe par adresse. Les contrôles essentiels pour un nettoyage sont le format de l'adresse, le domaine et ses serveurs de messagerie, la boîte elle-même et les adresses jetables. La détection des domaines catch-all s'ajoute à partir de l'offre Pro ; sans elle, une adresse sur un domaine qui accepte tout ressort valide, consigne « à envoyer ».

   Une adresse déjà vérifiée récemment, par vous ou par un autre client, vous est resservie gratuitement. Ce cache de vérification est partagé entre clients et ne contient aucune adresse en clair, seulement des empreintes et des résultats.

4. 4

   Trier par consigne

   Chaque adresse repart avec une consigne, une raison en clair et un score de 0 à 100. Le tri se fait d'abord sur la consigne. Le rapport que vous téléchargez depuis un lot du tableau de bord a une ligne par adresse de votre fichier, avec ces libellés : une adresse mal formée y figure aussi, consigne « à retirer ».

   • À envoyer La boîte est confirmée, ou l'adresse est chez un fournisseur grand public (Google, Microsoft, Yahoo) qui ne répond pas de façon fiable : elle revient valide avec un score plafonné, raison à l'appui.
   • À retirer Boîte introuvable, domaine sans serveur de messagerie ou parqué, adresse jetable ou mal formée, faute de frappe dans le domaine.
   • À revoir Adresse générique (contact@, info@), domaine catch-all, ou serveur qui n'a pas répondu ou a demandé sans cesse de réessayer plus tard.

   Pour une faute de frappe, une suggestion accompagne le résultat : jane@gmial.com suggère jane@gmail.com.

   Attention

   Ne remplacez pas l'adresse vous-même sans vérifier : la suggestion indique ce que la personne a probablement voulu taper, pas ce qu'elle a tapé.

   Le score sert à vos propres règles, par exemple pour durcir le tri sur une campagne de prospection.

5. 5

   Décider pour les adresses à revoir

   La catégorie « à revoir » ne veut pas dire « mauvaise ». Elle veut dire qu'une décision humaine vaut mieux qu'une règle automatique. La raison affichée vous oriente.

   Raison	Ce qui se passe	Décision raisonnable
   Adresse générique	Une boîte partagée, lue par une équipe ou par personne	À garder si l'entreprise vous connaît, à écarter pour une prospection
   Domaine catch-all	Le domaine accepte toutes les adresses, la boîte ne peut pas être confirmée	Envoyer d'abord à un petit groupe et surveiller les rebonds
   Non vérifiable	Le serveur n'a pas répondu à temps, ou a refusé de répondre	Revérifier plus tard ; les tests sans réponse vous ont été rendus

   Le cas des domaines catch-all a son propre guide : Domaine catch-all, pourquoi le serveur ne peut pas confirmer la boîte.

6. 6

   Envoyer par étapes et surveiller

   Même nettoyée, une liste ancienne mérite un envoi progressif.

   1. Commencez par les contacts les plus récents ou les plus actifs.
   2. Regardez le taux de rebond de ce premier envoi avant d'envoyer au reste.
   3. Retirez immédiatement chaque nouveau hard bounce.

   Pour vous situer : Amazon SES recommande de rester sous 2 % de rebonds et place un compte en revue à partir de 5 %. Le détail est dans le guide Pourquoi vos emails rebondissent.

À quelle fréquence nettoyer

Il n'y a pas de calendrier universel : tout dépend de la façon dont la liste vit. Trois moments justifient presque toujours un passage :

• Avant un envoi à une liste qui dort depuis plusieurs mois.
• Après l'import d'une nouvelle source : un salon, un partenariat, un ancien fichier retrouvé.
• Quand votre taux de rebond remonte, même légèrement, d'une campagne à l'autre.

Entre ces moments, la vérification à l'entrée fait l'essentiel du travail.

Garder la liste propre ensuite

Le nettoyage le plus efficace est celui qu'on n'a pas besoin de refaire.

• Vérifiez à l'entrée. Une requête à l'API au moment de l'inscription arrête les fautes de frappe et les adresses jetables avant qu'elles n'entrent dans la liste.
• Confirmez les inscriptions par email : le clic sur le lien prouve que la boîte existe.
• Revérifiez avant un gros envoi si la liste n'a pas servi depuis plusieurs mois.
• Retirez les rebonds après chaque campagne, sans attendre le prochain nettoyage.

Pour voir ce que donne la vérification, créez un compte : les jetons offerts à l'inscription permettent d'essayer sur quelques adresses, sans carte bancaire. Pour une liste entière, choisissez l'offre qui correspond à sa taille.